La pandemia y su consecuente cuarentena nos ha obligado a una “nueva normalidad”, con sus nuevos métodos y novedosas circunstancias. Los afortunados que hemos conservado el trabajo, hemos tenido que hacer múltiples ajustes para administrar lo laboral y que lo laboral no nos administre a nosotros. Desde mediados de 2018 soy el responsable de OrCam para España y Portugal, compañía israelí de inteligencia artificial que desarrolla la tecnología asistencial más avanzada del mundo, y debido a lo internacional de la compañía, con representantes en más de 30 países, hemos hecho del teletrabajo nuestra rutina, mucho antes de la pandemia que lo ha convertido en una casi obligatoriedad. Durante este tiempo he ido descubriendo hábitos y fórmulas que han aumentado mi productividad y facilitado la conciliación del teletrabajo con mi vida personal.
Marcar rutinas
Intento mantener mi agenda del día lo más firme posible, dedicando las mañanas a las llamadas y videoconferencias y las tardes al trabajo más mecánico y presentaciones.
Al hacerlo de este modo, por la mañana puedo estar por ejemplo con mi café mientras hablo con distribuidores, mientras que por la tarde tengo música de fondo para realizar tareas en Excel y programas similares que requieren otro tipo de concentración.
Tener tu «to do list» para cada día
Asignar tiempo, energía y recursos los proyectos de mayor importancia es clave, tanto como comunicar bien esas prioridades a tu equipo para estar todos alineados. Siempre he encontrado muy importante mantener dos listas: una con las obligaciones y tareas del mismo día y otra con las cuestiones clave para la semana.
Esto ayuda mucho a la hora de organizar los tiempos y también proporciona ese momento de satisfacción al tachar las tareas completadas de la lista.
Cuidado con el cc en el mail
Dejar de acudir a la oficina puede tener como consecuencia numerosos correos en los que están copiados gran parte de tu equipo. Lo cierto es que puede acabar siendo más engorroso que otra cosa. Mi táctica es establecer ciertas reglas para optimizar y minimizar el número de correos en los que tu equipo está copiado para evitar no solo colapsar sus correos sino también evitar que acaben ignorando mensajes importantes por pura saturación.
Optimizar las llamadas de «control»
Al principio pasaba mucho tiempo en llamadas para «controlar» a diferentes personas que trabajan en remoto (relaciones públicas, marketing online, distribuidores, public affairs…)
Pero con el paso de los meses hemos ido reduciendo el volúmen de llamadas hasta llegar a una conversación semanal o incluso mensual donde se condensa todo lo importante, y eso ha acabado siendo lo más beneficioso y eficaz para todos.
Espacio para trabajar con comodidad
Es un fundamental tener tu espacio para trabajar (ya sea en casa, coworking o cuando durante un viaje en una cafetería o en la habitación de hotel) y ese lugar debe tener ciertos elementos comunes para conseguir recrear una “oficina al uso».
Además es buena idea tener expectativas realistas con respecto a esa oficina portátil, por ejemplo, entender que en un avión no vas a poder trabajar tan bien como en el AVE. Y tener en cuenta que, a veces, intentar trabajar en entornos no óptimos es más perjudicial que provechoso.
Respetar tu horario y el del resto de personas
Siempre que me es posible busco comer en otro espacio de la casa y darme al menos una hora para ello, para poder así desconectar de verdad y marcar una clara diferencia dentro del día. También hacer pequeñas pausas para tomar una taza de té o desconectar tras alguna llamada más intensa. Es algo que ayuda a recargar energías y refrescarse.
Intento evitar al máximo usar whatsapp para cuestiones laborales ya que de ese modo es complicado marcar la diferencia entre tiempo de trabajo y tiempo de ocio.
Organizar la agenda en función usos horarios y similares
Trabajo a diario con Israel (donde hay una hora más) y con Portugal (con una hora menos). No son grandes diferencias horarias pero eso implica que suelo tener que hacer o recibir llamadas a primera hora con Israel y antes de comer con Portugal. Puesto que esto es así, trato de que las tardes sean con menos llamadas telefónicas para poder avanzar en otros aspectos.
Además, Israel trabaja de domingo a jueves y tiene un calendario de festivos bastante diferente al europeo, con lo que hay que tener especial organización en ese aspecto.
Esto se puede extrapolar a personas que sepas que tienen niños, ya que sabes que van a estar más disponibles y en mejores condiciones de producir durante las horas que los hijos estén en el colegio o, durante la cuarentena, en estudios remotos, y por tanto te agradecerán mucho si centras las conversaciones con ellos en esas horas.
Usar la nube para «casi» todo
Las grandes ventajas están en la que es muy fácil compartir documentos y presentaciones con personas en diferentes lugares y modificar el mismo documento en tiempo real (Google Docs o similar)
Programas de gestión en la nube como SalesForce también son muy útiles ya que tienes acceso a mucha información y elimina el tener que enviar mails a los compañeros.
La ‘nueva normalidad’ ha llegado, y en ella van a tener ventaja los que mejor sepan adaptarse a encontrar un equilibrio entre productividad y realización personal. El teletrabajo, ya sea parcial o total, seguirá creciendo durante los próximos meses y años, y va a ofrecernos cosas más que positivas. Además de alargar la vida laboral, como ya aseguran los expertos, va a ofrecernos ventajas como el ahorro en los desplazamientos, una mejor conciliación y mayor flexibilidad horaria.
